Zaman Yönetimi Teknikleri ve Zamanı Verimli Kullanmanın 10 Yolu
Zaman yönetimi yapmak, zaman yönetimi tekniklerini kullanmak zamanı verimli kullanmanın en önemli yoludur. “Zamanı verimli kullanmak için neler yapılabilir?” diye düşünüyor, zamanı verimli kullanamıyorum, ne yapsam işlerim yarıda kalıyor diye şikayet ediyorsanız; planlı olmanın vakti gelmiş demektir. Günün 24 saat olması, özellikle kadınlara yeterli gelmez. Hem evde hem de iş yerinde ayrı sorumlulukları olan kadınlar, bazen kendini bin parçaya bölünüyormuş gibi hissedebilir. Bunu önlemek için günün her anında planlı ve programlı hareket etmeniz gerekir.
Çalışma temponuza göre haftalık ya da günlük oluşturacağınız bir program, hayatınızı kolaylaştırır. İş yerininiz ve eviniz için ayrı ayrı plan oluşturabilirsiniz. Bu gibi durumlarda iş arkadaşlarınız, belki sizi alaya alabilir ama farklı sorumluluklarınızı tam vaktinde hallettiğinizde inanın kimse umurunuzda olmaz. Böylece zaman tasarrufu sağlayarak spora, kitap okumaya, müzik dinlemeye ya da istediğiniz farklı bir etkinliğe bol bol vakit ayırabilirsiniz.
Günlük ya da Haftalık Planlar Hazırlayın
Zaman yönetimi tekniklerini araştıranların karşısına genellikle ilk başta plan yapmak çıkar. Peki, bu plan dediğimiz şey nasıl yapılır? Burada önemli olan yazmaktır. Aklınızdan bugün bunu, yarın şunu yapmalıyım diye planladığınızda aklınızdakileri kolayca unutabilirsiniz. Bu nedenle yapmanız gerekenleri yazmak, en iyi çözümdür. İşleri ertelemekte üstünüze yoksa ya da çok sık bölündüğünüz bir yaşantınız varsa o zaman saatlik bir planlama daha akıllıca bir çözüm olur. Örneğin; evden çalışıyorsanız ve anneyseniz, çocuğunuzu okula bıraktıktan sonra alma vaktine kadar olan zamanı, en verimli şekilde değerlendirmelisiniz. Bu noktada okul bir kurtarıcı olabilir.
Küçük çocuğu olan anneler ise benzer şekilde uykuya ve çocuklarının kendi kendine vakit geçirdikleri zamanlara göre işlerini planlayabilir. Etkili zaman yönetimi için küçük boşlukları iyi değerlendirmek, işinizi kolaylaştırır. Tabii bunun bir de iş yeri boyutu var. Ofis çalışanlarının, memurların ve akademisyenlerin iş yerinde geçen zamanları bir program dâhinde yürütmesi, sanıldığından çok daha fazla etkili bir sistemdir.
Planınıza Ne Derece Uyduğunuzu Denetleyin
Planınız hazır, yarından itibaren başlamak üzere duvarınıza astınız ya da ajandanıza yazdınız. Buna rağmen gün sonunda işlerinizin planladığınız gibi gitmediğini fark ettiğinizde, endişelenmenize gerek yok. “Hayat siz plan yaparken başınıza gelenlerdir.” diye çok sevdiğim bir söz var. Ne kadar uğraşsanız da sizden kaynaklanmayan nedenlerle yapmak istediklerinizi yarıda bırakabilirsiniz. Günün sonunda hedeflerinizi ne kadar gerçekleştirdiğinize bir bakın ve yapamadıklarınızı ertesi gün planınıza dâhil edin. Yoksa acil yetişmesi gereken ve belirli bir teslim tarihi olan işlerinizi unutabilirsiniz.
Ekstra İşlerinizin Çıkması Halinde Planınızı Yenileyin
Zamanı yönetmek için plan yapmanıza rağmen her gün üzerinize yeni sorumluluklar yüklenebilir. Ofiste düzenlemeniz gereken yeni evraklara ya da yapmanız gereken çizimlere; her geçen gün yenisi ekleniyorsa, vakit kaybetmeden çalışmalarınızı günü gününe tamamlamalısınız.
Dikkatinizi Dağıtacak Şeyleri Çevrenizden Uzaklaştırın
Çalışma masanızın karmaşıklığı ya da etraftaki dağınıklık, dikkatinizin azalmasına sebep olacağı gibi odaklanmanızı zorlaştırır. Ofisiniz ya da evinizdeki çalışma alanınız dağınıksa işe başlamadan önce bir 15 dakika ayırarak düzenlemenizde fayda var. İşinizi yaparken kullanacağınız eşyaları, kolay ulaşabileceğiniz bir yerde bulundurun. Aynı zamanda ihtiyacınız olmayan eşyaları, çekmecelerinize ve dolaplarınıza kaldırın. Kullanmanız gereken evrakları dosyalarda; tarih sırasına ya da farklı bir sınıflandırmaya tabii tutarak saklayın. Bu sayede her aradığınızda daha kolay şekilde bulabilirsiniz.
Çok Fazla İşi Aynı Anda Yapmak Yerine Tek Bir İşe Odaklanın
Zamanı yönetme teknikleri arasından size en uygun olanını belirledikten sonra pek çok işi programınıza sıkıştırmaya çalışmamalısınız. Her insanın limiti farklıdır ya da yapılacak işin kolaylığına-zorluğuna göre sınırlarınız değişir. Yeni işe başlayanlar, bir süre çalıştıktan sonra günlük sınırlarının kolayca farkına varabilirler. Tabii bir de işverenlerinizin sizin sınırlarınızı zorlayarak, çok fazla işi aynı anda istemesi var. Bu gibi durumlarda biraz uykunuzdan çalarak kendinize yeni zaman aralıkları açabilirsiniz fakat ertesi günlerde bu uyku azlığını da telafi etmeniz gerekir.
Motivasyonunuzu Azaltan Muhabbetlere Girmeyin
İş yerinizde birileri kahve içerken ya da sohbet ederken siz çalışıyorsanız, muhtemelen dalga konusu olabilirsiniz. Bürolarda zaman yönetimi yapmak, işte bu iş arkadaşları faktörüyle daha zor hale gelir. Birilerine sevimli görünmek ya da dışlanmamak gibi dertleri insanların liseden sonra umursamaması gerekir. Gereksiz insanlar yerine kaliteli bir yalnızlık daha iyidir. İşinizle ilgili hedefleriniz varsa ve düzenli bir yaşam istiyorsanız, etrafınızdakilerin sizi planlarınızdan alıkoymasına izin vermeyin.
Ajanda ve Planlayıcı Kullanıp Renkli Notlar Alın
Hoşunuza giden renklerde bir ajanda, rengârenk kağıtlar ve fosforlu kalemler… Planınızı yazarken ve hatırlatıcılar oluştururken bunlardan yararlanabilirsiniz. Bir duvar panosuna hatırlatıcılarınızı asabilirsiniz aynı zamanda ajandanızı fosforlu kalemler aracılığıyla renklendirebilirsiniz.
Kendi Düzeninizi Sizden İyi Kimse Bilemez, Bunu Asla Unutmayın
Şöyle yap, önce şunu yap, bunu asla bitiremezsin gibi cümleler duyuyorsanız; düzeninize kimseyi karıştırmamalısınız. Bunun nedeni kendi kapasitenizi ve çalışma tarzınızı en iyi bilenin siz olmanızdır. Başkaları sizin nasıl çalıştığınızı ve sınırlarınızı bilmeden konuşur. Her zaman aldığınız kararların arkasında durarak, başkalarına başka işlerle uğraşmalarını salık verebilirsiniz.
Ev İşleri İçin İmkânınız Varsa Yardımcı Personel Tutun
İş yerinizdeki işler sizi yeterince yoruyorsa, eve döndüğünüzde kendinizi yorgun ve bitkin hissedersiniz. Bu yorgunluğun üzerine bir de ev işi yapmanız gerekirse günlük hayatta zaman yönetimi daha zor bir hal alır. Bütçenizin yeterli olması halinde yardımcı personel tutmanız, sizi bu aşamada rahatlatır. Böylece sadece işinize ve hobilerinize odaklanabilirsiniz.
İlham Alın
“Zamanı verimli kullanmak için neler yapılabilir?” diye düşünüyorsanız, dünyanın en yoğun iş adamları, siyasetçileri ya da bilim adamları; işleri nasıl planlıyor ve nasıl yetiştiriyor hiç düşündünüz mü? Bu insanların hayatları sizin için yol gösterici olabilir. Elon Musk ile başlayalım. Musk’ın haftalık çalışma süresi 85 saatin üzerinde. Programında tasarım, mühendislik gibi farklı kategorilerde birçok iş var. Bu yoğun programına rağmen sporu, okumayı ve çocuklarıyla ilgilenmeyi hiç ihmal etmeyen Musk, dinlenmeye de yeterince vakit ayırmakta. Peki, Bill Gates? Dünyanın en zengin iş adamı olan Gates, saatlik yaptığı programda acil işlere öncelik verir. Bir işi bitirdikten sonra verilen beş dakikalık aralar da ünlü iş adamının başarısındaki önemli sırlardan biri. Musk’ın yaptığı gibi O’nun da dinlenmeye, okumaya ve spora ayıracak vakti her zaman var.
Gördüğünüz gibi ünlü iş adamlarının zaman planlama teknikleri, sadece işten ibaret değil. Siz de işlerinizi tam zamanında bitirdiğiniz takdirde spora, okumaya ve diğer hobilerinize vakit ayırabilirsiniz.
Kişisel zaman yönetimi, bireyin günlük yaşamında, işlerini ve sorumluluklarını etkili bir şekilde organize etme becerisi anlamına gelir. Zaman yönetimi, bireyin hedeflerine ulaşması, işleri tamamlaması ve yaşam kalitesini artırması için önemli bir yetenektir. Bu bağlamda, kişisel zaman yönetimi, bireyin zamanını etkili bir şekilde kullanarak önceliklerini belirlemesini, görevlerini planlamasını ve zamanını verimli bir şekilde yönetmesini içerir.
Birçok kişi zaman yönetimi konusunda zorluklar yaşayabilir ve bu, çeşitli sebeplerle ortaya çıkabilir. Bu sebepler arasında mükemmeliyetçilik, başkalarını memnun etme korkusu, özgüven eksikliği gibi faktörler bulunabilir. Ancak kişisel zaman yönetimi becerilerini geliştirmek, bu zorlukların üstesinden gelmek için önemlidir.
Kişisel Zaman Yönetimi Nedir?
Kişisel zaman yönetimi, aşağıdaki temel prensiplere dayanabilir:
- Öncelik Belirleme: Görev ve sorumlulukları arasında öncelik sırası belirlemek, en önemli işlere odaklanmayı sağlar.
- Hedef Belirleme: Ulaşılabilir hedefler koymak, motivasyonu artırır ve zamanı daha etkili bir şekilde kullanmaya teşvik eder.
- Planlama: Günlük, haftalık veya aylık planlar yaparak, işleri önceden organize etmek ve beklenmedik durumlar için esneklik sağlamak önemlidir.
- Zaman Çalmalara Karşı Savunma: Zamanı etkili kullanmak için gereksiz toplantılardan, sosyal medya kullanımından ve diğer zaman çalmalardan kaçınmak önemlidir.
- İstirahat ve Mola: Düzenli aralıklarla kısa molalar vermek, verimliliği artırabilir ve tükenmişlik hissini azaltabilir.
- Delegasyon: İşleri başkalarına devretmek, zamanı daha etkili bir şekilde kullanmaya yardımcı olabilir.
- Hayır Demeyi Öğrenme: Kendi sınırlarını bilmek ve gerektiğinde “hayır” demeyi öğrenmek, zamanı korumak açısından önemlidir.
Kişisel zaman yönetimi, bu ve benzeri stratejilerin bir kombinasyonunu içerir. Her bireyin ihtiyaçları farklı olduğundan, en uygun zaman yönetimi stratejilerini bulmak ve uygulamak kişisel bir süreçtir.
İlginizi çekebilecek içerik: Kariyerinde Değişiklik Yapmak İsteyen Kadınlara 12 Tavsiye
Daha fazla içerik için bizi Instagram’dan takip edebilirsiniz: Begonya Kadın
